中小規模病院向けグループウェア『MyWeb Medical』

当病院では、グループウェア導入にあたり、各部署から召集した導入委員会（ホームページ委員会）を中心に準備を行われた。
運用が開始した今でも、院内各所からのQA対応等でご活躍され、病院に無くてはならない存在である。

今回は、その委員会メンバーにお話を伺った。

導入前の状況

病院には、診療に関わる情報以外にも伝えるべき情報が沢山ある。ごみの分別方法から冠婚葬祭、人事異動情報に至るまでさまざまだ。今までは全部紙で回覧していた。スケジュールを各病棟・部署のホワイトボードに書き込んだり、紙やノートで伝えていた。
それらを効率化すべく、2004年春、グループウェア『 MyWeb Medical 4.0 』を導入された。

「リーズナブルなお値段でした。他社と比べても安かった。クライアントライセンスフリーなので登録するユーザー数を気にする必要もないですし。また、入院患者を管理するオプション製品も魅力的で、合わせて導入しました。」

導入教育

同じ時期にして病院のホームページも立ち上げないといけないということで、ホームページ委員会を結成。ここが中心になってグループウェアの講習会を開催し、運用ルール（運用規定）を作り、尽力された。

「ゼロからのスタートでした。パソコンは家にあっても触ってないもしくは家にすらない、という人が結構いたので。触ったことのない人にどうやって触ってもらおうかと・・・。
ですから、先にまずパソコンに触ってもらうことから始めました。書類の雛型を表計算ソフトで作っていたので、その入力作業ですね。グループウェアは4月に講習会を開き、実際に操作しながら基本的な操作方法を習得してもらいました。全員参加必須のお達しを出してもらい、3〓4日間やりましたね。」

運用後の問い合わせには、その都度、委員会の誰かが行ってフォローしているとのこと。

導入効果

すぐ効果に表れたのは、掲示板での情報の広がりの速さ。
掲示板に記事を書き込む際には、トップページへ新着記事として表示させる書き込み方法ができる。当病院ではほとんどの記事を新着記事へ表示させており、トップページを見ればすぐにチェックできると評判だ。

「トップページはお手軽に表示できますし、情報が集約するから便利ですね。記事の題名を見て詳しく知りたければ、そこから掲示板に入ったり、スケジュールを見たりしています。」

例1≪掲示板≫

以前は回覧がなくなったり、どこへ回ってるか分からなくて困っていたが、今はそういうことはなくなったとのこと。

例2≪ライブラリ≫

書式関係や報告書類の雛型（フォーマット）など、昔はいちいち保管している部署まで行ってコピーや印刷をしていたものを現在はライブラリに登録しており、必要な分だけダウンロードやプリントアウトをして利用できるようにしている。また、ドクターがお知らせする感染対策なども登録するようにしているとのこと。

「例えば、Fax送信票をライブラリからダウンロードできるようにしてますが、今までみたいに原紙を探す手間がなくなりますし、原紙切れもありません。いつもは使わない書類をライブラリに保存しておけるってのもいいですね。」

例3≪設備予約≫

車の予約が重宝されている。当病院では、訪問介護や送迎等で頻繁に車を使う為、車の予約はかかせない。

「以前は1か月分ないし2か月分、日の項目を記載した紙に手書きで記入する予約表があったんです。導入してからはしばらく併用してましたが、今はグループウェアばっかりです。また、頻繁に使わない多目的・会議室・研修室なんかは電話一本で終わらせてます。頻度が多いところはグループウェアで管理し、頻度が少ないところは内線とかで済ませ、メリハリのある運用をしてますね。」

例4≪病床管理≫

「担当医、入院日、退院予定日も合わせて確認できますし、病棟へ行かなくとも他部署からでもパソコンですぐ見れるというのがいいですね。」

工夫や苦労をしたこと、今後の展望など

グループウェアを浸透させるために、委員会が考えたのはこんな方法。

情報は極力グループウェアにだけ登録するようにし、知りたいことはグループウェアを見て下さいと指導。情報はここにしかないよ！見なかったものが悪いんだよ！自己責任ですよ！！という一見乱暴にもみえる手法により、導入半年後の2004年11月には3354回のアクセス回数を記録している。これは、職員が勤務日に1回は見ているということを物語っている。

情報の発信側に対しては、主任クラスは院内感染関係の書類を週一で掲示板に投稿しないといけないといったルールを決めている。

「使わなかったら宝の持ち腐れになってしまいますから。見よう触ろうとする意識付けをいかにするかがポイントでした。将来的には、まだ運用していないメールやアンケート の機能を使っていきたいですね。パソコンも増やしたいなと思ってます。」

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